El coste de saber tarde en obra: resumen del webinar y las 4 preguntas clave

En una obra casi nunca falta información, lo que falla es cuándo llega a quien tiene que decidir.

De eso hablamos el pasado 7 de octubre en el webinar «El coste de saber tarde en obra», organizado junto a INFOEDITA. Nicolás van Schendel, Director de Negocio de Construcción de ANOOK, planteó una pregunta que pocas constructoras se hacen con números: ¿cuánto dinero se pierde por enterarse tarde de lo que pasa en una obra? En este artículo recogemos el punto de partida de la sesión y las cuatro preguntas con las que se puede empezar a calcularlo.

Cinco herramientas que no se hablan entre sí. 

El jefe de obra sabe el mismo día que una partida se está yendo de horas. Compras sabe que el proveedor ha subido la tarifa. Administración tiene los albaranes encima de la mesa. Pero esa información vive en herramientas distintas, y hasta que alguien la junta, la desviación ya ha tenido tiempo de crecer.

En la mayoría de constructoras medianas, la gestión de obra se reparte entre cinco tipos de herramientas:

• • El ERP contable y financiero.

• • Los presupuestos y estudios.

• • La planificación y el control en obra.

• • Las compras y el aprovisionamiento.

• • La comunicación y toma de datos en obra.

Cada una funciona bien por separado. El problema aparece en los huecos entre ellas, y ese problema tiene un precio que no sale en ninguna factura.

Por qué enterarse tarde sale tan caro

En un sector donde el margen de una obra suele moverse en pocos puntos, una desviación detectada con semanas de retraso puede comerse buena parte del beneficio. Y no solo por el sobrecoste en sí: cuando por fin se detecta, las opciones para corregirlo son menos y más caras.

A eso se suma el tiempo. Estudios del sector, como el de FMI y Autodesk, estiman que en torno a un 35 % del tiempo de los profesionales de construcción se va en tareas que no aportan valor directo, como buscar información, rehacer trabajo o resolver conflictos. Parte de ese tiempo es, sencillamente, gente cuadrando datos de un sitio a otro.

La buena noticia es que este coste se puede estimar. Basta con hacerse las preguntas correctas.

Las 4 preguntas

1. ¿Cuántos días pasan desde que una obra se desvía hasta que lo sabe quien puede corregirlo?

No es lo mismo que se sepa en obra a que se sepa en dirección. Piensa en la última desviación importante que tuvisteis: ¿cuándo empezó realmente y cuándo llegó a la persona que podía tomar una decisión? Esa diferencia, multiplicada por lo que se sigue gastando mientras tanto, es el primer componente del coste.

2. ¿Cuántas horas al mes dedica tu equipo a cuadrar información entre herramientas?

Pasar datos de un Excel a otro, comprobar que lo que dice compras coincide con lo que dice contabilidad, rehacer un informe porque las cifras no cuadran… Son horas que no aparecen en ningún presupuesto, pero se pagan cada mes. Y suelen recaer en perfiles técnicos que deberían estar en obra o analizando, no copiando.

3. ¿Cuánto coste comprometido tienes que todavía no aparece en tus números?

Pedidos lanzados, albaranes sin factura, tarifas que han subido y aún no se han reflejado. Es coste que ya es tuyo, aunque todavía no lo veas. Cuanto más tarda en aflorar, más optimista es la foto de la obra, y más dura la sorpresa al cierre.

4. ¿De qué fecha es el margen con el que tomas decisiones?

Cuando dirección decide si entrar en una licitación, ajustar un plan o renegociar con un subcontratista, lo hace con un margen calculado en algún momento. ¿Es de ayer, de hace una semana o del último cierre mensual? Decidir con datos de hace un mes en un sector que se mueve cada día es, en la práctica, decidir a ciegas.

Lo que vimos en el webinar

Ninguna de estas preguntas tiene una respuesta correcta universal. Lo interesante es lo que pasa cuando se responden con las cifras reales de cada obra, y eso es lo que hicimos en la sesión.

Durante el webinar, Nicolás:

• repasó cómo se reparte la gestión de obra entre las cinco herramientas habituales y dónde se pierde la información entre ellas,
• puso en contexto el problema con datos del sector sobre sobrecostes y tiempo improductivo,
• y convirtió las cuatro preguntas en una cifra con un cálculo en directo, el mismo que cualquier constructora puede repetir después con sus propias obras.

La conclusión fue clara: en muchas constructoras, lo que cuesta enterarse tarde es bastante más que lo que cuesta cualquier herramienta.

Accede a la grabación y a los materiales

Si no pudiste conectarte, o quieres repasar el cálculo con calma, la sesión está disponible bajo demanda abajo.